Listflow est un outil indépendant de la plateforme Indico.UN, permettant aux utilisateurs de personnaliser leur liste de participants.
A partir d’un extrait Excel des participants de votre événement, ListFlow génère votre liste de participants.
Le concept
Si vous avez déjà utilisé la fusion de courrier dans MS Word, vous comprendrez certainement le principe de ListFlow.
ListFlow est une application conçue pour marier des données sur les participants (extraites d’Indico comme source de données xls) avec un modèle Word, générant ainsi une liste de participants pour votre événement.
Il y a 3 étapes faciles :
- Sélection du modèle
- Sélection de la source de données
- Création de la LoP
Conditions requises et installation
La configuration requise pour ListFlow est la suivante :
- Microsoft .NET Framework 4.8 Runtime Téléchargement par microsoft.com
- Microsoft 365 (Excel et Word)
ListFlow ne nécessite pas d’installation ni de droits spéciaux pour être installé. Téléchargez le fichier en haut de cette page et extrayez-le à l’emplacement souhaité sur votre PC.
Il est recommandé de créer également un raccourci et de l’épingler à votre barre des tâches.
Pour exécuter ListFlow, lancez ListFlow.exe et suivez les instructions.
Explication de la structure des fichiers
Une fois ListFlow installé, vous devez créer une structure de fichiers semblable à l’exemple ci-dessous. Cliquez ICI pour en savoir plus sur la création d’un dossier Modèles et de modèles pour vos LoP.
- ListFlow: contient le fichier .exe de l’application
- Templates: un dossier conçu pour contenir un ou plusieurs sous-dossiers. Pour chaque type de LoP que vous avez, vous devriez avoir un sous-dossier correspondant nommé en conséquence. (Il existe un guide distinct expliquant comment créer vos propres modèles).
Sous-dossiers
Les sous-dossiers sont spécifiques à un type de LoP et sont nommés en conséquence, par exemple LoP Final. Ils contiennent une série de documents, chacun d’entre eux étant spécifique à un type de rapport à afficher dans la LoP et nommé en conséquence, par exemple UN.docx.
Par exemple, pour une liste finale de participants contenant les types de représentants suivants : Université, Gouvernement, ONG et ONU : dans le dossier Templates, il y aura un sous-dossier nommé « LoP Final » dans lequel il y aura des documents séparés pour chacun des types de représentants nécessaires pour la LoP.
Documents des types de représentation
Chaque doc de type rep contient une balise (tag) composée d’une sélection de champs de fusion. Les champs de fusion utilisés doivent refléter exactement les en-têtes de colonne qui existent dans la source de données utilisée. La balise (et ses champs de fusion) détermine les données affichées sur les participants dans la LoP. Les balises peuvent différer d’un document de type rep à un autre en fonction du type d’informations à afficher dans la LoP sur les différents types de participants.
Par exemple, pour les participants gouvernementaux, dans le document Government.docx, vous pouvez avoir un tag :
Title» «First_Name» «Last_Name», «Job_Title», «Reptype_Qualifier», «Work_City»
Alors que pour les participants de l’ONU, dans UN.docx vous pouvez avoir un tag :
«Title» «First_Name» «Last_Name», «Job_Title», «Work_City»
Principal.docx
Chaque sous-dossier pour un type particulier de LoP DOIT contenir, en plus des documents individuels de type de représentation, un document intitulé Main.docx. Il s’agit de la mise en page et du format utilisés pour l’impression de la LoP. Dans le document Main.docx, une référence indique les endroits où les participants correspondants apparaîtront dans le document final.
Processus réel de ListFlow
- Un type de LoP est sélectionné
- Une source de données est associée à la LoP
- Les tags dans chacune des docs de type de représentation tirent et insèrent les données correspondantes de la source de données.
- À leur tour, les références dans Main.docx sont dirigées vers le document de type de représentation correspondant, qui copie les données et les insère à l’emplacement de la référence.
